13 khoản chi phí doanh nghiệp không được khấu trừ trong thuế

Hàng năm, cơ quan thuế vụ Mỹ (IRS) cho phép các doanh nghiệp nhỏ khấu trừ nhiều khoản chi phí để giảm thuế thu nhập. Tuy nhiên, không phải tất cả các chi phí kinh doanh đều được phép khấu trừ. Theo tìm hiểu, có 13 loại chi phí bạn không thể hưởng khấu trừ thuế.

Thế nào là khoản chi phí không được khấu trừ thuế?

Theo Cơ quan thuế vụ Mỹ (IRS), một khoản chi phí muốn được khấu trừ phải đáp ứng hai tiêu chí. 

Thứ nhất, các khoản chi này phải phổ biến trong ngành nghề kinh doanh của bạn và cần thiết cho hoạt động kinh doanh. Đây không nhất thiết phải là chi phí bắt buộc nhưng nó phải mang lại lợi ích cho doanh nghiệp. 

Thứ hai, chi phí này phải hợp lý so với thu nhập của bạn và phù hợp với quy mô hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. 

Tuy nhiên, ngay cả khi đáp ứng cả hai tiêu chí trên, một số khoản chi phí vẫn có thể bị hạn chế hoặc hoàn toàn không được khấu trừ, tùy theo quy định của từng tiểu bang. Do đó, điều quan trọng là bạn phải tham khảo ý kiến của CPA của mình hoặc từ các chuyên gia thuế để biết quy định cụ thể của từng khu vực. 

13 chi phí không được khấu trừ đối với doanh nghiệp nhỏ

1. Một số loại bảo hiểm

Tùy theo quy định của từng khu vực và loại hình bảo hiểm mà một số chi phí bảo hiểm kinh doanh có thể được khấu trừ thuế. Nhìn chung, các loại bảo hiểm như trách nhiệm chung (general liability) hoặc bảo hiểm tai nạn lao động (workers’ compensation insurance) được phép khấu trừ thuế.

Còn đối với các loại bảo hiểm khác, chẳng hạn như bảo hiểm mất sức lao động (disability insurance) hoặc bảo hiểm nhân thọ (life insurance), thì thường không được khấu trừ, bất kể là dành cho bạn hay nhân viên của bạn.

2. Chi phí vốn và trang thiết bị

Chi phí vốn là khoản đầu tư ban đầu cần thiết để khởi động và duy trì hoạt động kinh doanh trong hơn một năm. Những chi phí này có thể bao gồm phương tiện di chuyển, trang thiết bị văn phòng, bất động sản hoặc nhượng quyền thương mại.

Mặc dù một số chi phí khởi nghiệp ban đầu có thể được khấu trừ thuế (thường lên đến $5,000), nhưng bạn không thể khấu trừ toàn bộ chi phí vốn ngay lập tức. Bạn nên tham khảo ý kiến từ các chuyên gia thuế để biết được những khoản nào được coi là chi phí vốn, chúng có được khấu trừ hay không và cách thức khấu trừ khi giá trị tài sản giảm dần theo thời gian (khấu hao).

3. Chi phí đi lại cá nhân

Cơ quan thuế vụ Mỹ (IRS) không coi việc đi lại giữa nhà và nơi làm việc là khoản được khấu trừ thuế. Tuy nhiên, chi phí đi lại đến địa điểm gặp khách hàng trong giờ làm việc hoặc đi lại giữa các địa điểm kinh doanh được coi là khoản chi phí hợp lý và có thể khấu trừ.

4. Chi phí văn phòng tại nhà

Việc khấu trừ chi phí văn phòng tại nhà chỉ được chấp thuận trong một số trường hợp nhất định. Hầu hết các trường hợp đều yêu cầu bạn phải có không gian riêng biệt dành cho công việc. Khu vực này không nhất thiết phải là một căn phòng riêng, nhưng phải là một khu vực cố định trong nhà mà bạn không sử dụng cho mục đích nào khác. 

Điều này có nghĩa, bạn sẽ không được khấu trừ chi phí nếu sử dụng văn phòng tại nhà kiêm luôn phòng khách để làm việc. Ngược lại, nếu bạn dùng một góc riêng biệt trong tầng hầm làm văn phòng, thì khoản này có thể được khấu trừ.

5. Chi phí cá nhân và gia đình

Các khoản chi tiêu cho nhu cầu sinh hoạt của gia đình sẽ không được khấu trừ thuế thu nhập doanh nghiệp. Tuy nhiên, trong một vài trường hợp, nếu chi phí được dùng để phục vụ cho hoạt động kinh doanh thì sẽ được khấu trừ này sẽ được khấu trừ một phần, ví dụ:

• Kinh doanh tại nhà: Khi sử dụng một phần diện tích nhà ở để phục vụ kinh doanh, bạn có thể khấu trừ tỷ lệ tương ứng của các khoản chi phí như tiền nhà, điện nước,...
• Sử dụng phương tiện cá nhân cho công việc: Nếu bạn sử dụng xe cá nhân để vận chuyển hàng hóa, bạn có thể khấu trừ một phần chi phí xăng xe, bảo dưỡng,...

6. Các khoản đóng góp từ thiện

Mặc dù các khoản đóng góp từ thiện được khấu trừ đối với các cá nhân (thông qua biểu mẫu Schedule A), nhưng chúng không dành cho hầu hết các doanh nghiệp.

Nếu bạn là công ty tư nhân (sole proprietor) và nộp tờ khai thuế thu nhập cá nhân cho doanh nghiệp của mình, thì khoản đóng góp từ thiện không được khấu trừ vì bạn phải khai báo thuế theo biểu mẫu Schedule C. Cơ quan thuế vụ Mỹ (IRS) coi đây là chi phí cá nhân thanh toán từ quỹ kinh doanh.

Các công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên (LLC) có thể khấu trừ các khoản đóng góp từ thiện vì trong trường hợp này, doanh nghiệp và chủ sở hữu là hai thực thể pháp lý hoàn toàn khác nhau, nên các công ty có thể thay mặt chủ sở hữu thực hiện các khoản khấu trừ.

7. Chi phí đóng góp cho chính trị

Nhiều người lầm tưởng rằng các khoản đóng góp chính trị hoặc chi phí vận động hành lang nhằm mục đích thúc đẩy lợi ích cho doanh nghiệp sẽ được coi là khoản đầu tư và được khấu trừ thuế. Tuy nhiên, theo quy định hiện hành, các khoản chi phí này hoàn toàn không được khấu trừ thuế, bởi vì đây được xem là một hình thức ủng hộ cá nhân, không liên quan trực tiếp đến hoạt động kinh doanh.

8. Chi phí quà tặng trên $25

Doanh nghiệp có thể tặng quà cho khách hàng, đối tác hoặc nhà cung cấp để thể hiện lòng tri ân hoặc xây dựng mối quan hệ hợp tác tốt đẹp. Tuy nhiên, chi phí quà tặng chỉ được khấu trừ thuế tối đa là $25/món. Bất kỳ khoản nào vượt quá mức này đều thuộc danh mục các khoản chi phí không được khấu trừ.

9. Chi phí một số bữa ăn

Quy định về khấu trừ thuế cho chi phí ăn uống trong hoạt động kinh doanh sẽ hơi phức tạp và có nhiều tiêu chí cần lưu ý.

Ví dụ như, bạn chiêu đãi nhân viên của mình ăn trưa hay có hoạt động team building hàng tuần, thì bạn sẽ được khấu trừ 50% trên chi phí. Tuy nhiên, một số trường hợp ngoại lệ nhất định, chẳng hạn như mua đồ ăn nhẹ trong phòng nghỉ, có thể được khấu trừ hoàn toàn vì chúng được coi là chi phí cho nhân viên.

Các bữa ăn kinh doanh tại các sự kiện giải trí chỉ được khấu trừ một phần nếu bạn tách bạch chi phí bữa ăn ra khỏi chi phí giải trí. Trong hầu hết trường hợp, bạn có thể khấu trừ 50% chi phí bữa ăn kinh doanh nếu:

• Chủ sở hữu doanh nghiệp hoặc nhân viên có mặt.
• Chi phí cho bữa ăn hoặc đồ uống không quá "xa xỉ hoặc phung phí".
• Bữa ăn được dùng với đối tác kinh doanh (chẳng hạn như khách hàng, nhân viên, nhà cung cấp hoặc nhà tư vấn).
• Bữa ăn cần thiết để phục vụ cho mục đích kinh doanh.

10. Chi phí giải trí cho doanh nghiệp

Luật Tax Cuts and Jobs Act năm 2017 đã ban hành quy định cắt giảm các khoản chi phí giải trí. Điều đó có nghĩa là bạn không thể khấu trừ chi phí giải trí dùng để tiếp đãi khách hàng. Chẳng hạn, bạn đưa khách hàng đến các địa điểm như sân golf, sự kiện thể thao, vé hòa nhạc, khu nghỉ dưỡng,... để bàn công việc thì khoản chi phí này không còn được khấu trừ nữa.

Tuy nhiên, trong một số trường hợp, IRS cho phép khấu trừ các chi phí giải trí của một số nhân viên, chẳng hạn như holiday party hay summer picnic. Ngoài ra, các chi phí liên quan đến việc tham dự các cuộc họp hoặc hội nghị kinh doanh cũng được khấu trừ.

11. Chi phí quần áo công sở

Mặc dù vest thường được mặc trong các cuộc họp kinh doanh, nhưng chi phí mua vest không được coi là chi phí kinh doanh hợp lệ để khấu trừ thuế. Ngược lại, đồng phục có thương hiệu hoặc quần áo bảo hộ đặc biệt (do tính chất chuyên dụng và không thể dùng cho mục đích cá nhân) thì có thể khấu trừ được.

12. Chi phí hội viên câu lạc bộ

Nếu bạn thường xuyên phải đi công tác hay tham gia các câu lạc bộ tại địa phương để mở rộng mạng lưới kinh doanh thì nên lưu ý là các khoản chi phí dùng cho những hoạt động này sẽ không được khấu trừ thuế.

13. Chi phí đi công tác của những người đi cùng không cần thiết

Khi bạn đi công tác, nhiều chi phí của bạn sẽ được khấu trừ. Tuy nhiên, bạn không thể khấu trừ chi phí cho những người đi cùng không phải là thành viên của doanh nghiệp.

Vì vậy, nếu vợ/chồng bạn là đối tác kinh doanh, cả hai vé máy bay của bạn đều được khấu trừ. Nhưng nếu họ không phải là đối tác, thì chỉ có một vé được khấu trừ. Hãy chắc chắn giữ lại tất cả các biên lai và liệt kê các khoản khấu trừ được phân mục chi tiết trên tờ khai thuế của bạn.